Являясь представителем поколения Y, Вы (надеюсь) уже знаете наиболее важные правила написания электронных писем: сообщение должно быть кратким и вежливым, и не пишите ничего, что не хотелось бы отправить своей бабушке, начальнику или второй половине.

Но иногда самая сложная часть написания электронных писем касается вовсе не содержания. Важно то, как оно начинается и как заканчивается. Особенно на рабочем месте не всегда можно начать с «Дорогой Иван» и закончить «Спасибо, Елена».

Итак, если Вам нужно написать сообщение менеджеру по подбору персонала, руководителю или даже генеральному директору, ознакомьтесь с нижеописанными правилами написания электронных писем от начала до конца.

1. Письмо от кого?

Первым делом избавьтесь от своих аккаунтов типа “Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.”. Правда. Это не остроумно и не креативно. Это непрофессионально. Если Вы используете электронную почту еще для каких-то целей, помимо общения с друзьями, используйте адрес, который содержит Ваше имя и фамилию или только имя.

2. Избегайте неуместных приветствий

Выбор первых слов в письме довольно прост – «уважаемый» или «здравствуйте» подходят практически в любой ситуации. Но после этого начинается очень коварная часть. Как правило, в деловом общении при обращении к человеку принято называть его по имени, а за счет использования званий и должностей Вы будете звучать слишком официально, консервативно или незрело.

Но есть и исключения: некоторые сотрудники руководящих должностей предпочитают, чтобы к ним обращались «Господин» и «Госпожа», поэтому обратите внимание на то, как к ним обращаются другие люди. Если же Вы встречаетесь с врачом в первый раз, лучше обратиться к нему «Доктор».

Если Вы отправляете электронное письмо в поиске работы, лучше все-таки использовать должности. Но если Вы не знаете, какой половой принадлежности человек, которому Вы пишите, обращайтесь к нему просто по имени. Конечно, Александра «Саша» Иванова простит Вас за то, что Вы назвали ее господином, но меньше всего Вам хотелось бы чувствовать себя неловко.

Наконец, если у Вас нет конкретного имени получателя (к примеру, Вы отправляете заявку на трудоустройство в кадровое агентство), вполне достаточно простого «здравствуйте».

3. Будьте учтивы

Наверняка у Вас есть любимый стиль написания электронных писем, но Вы всегда должны учитывать характер взаимоотношений с получателем письма и причину отправки письма. Представляю Вашему вниманию наиболее употребительные заключительные реплики и сообщение, которое они несут:

Искренне, Ваш(а): Эта заключительная фраза является универсальной и подходит в 100% ситуаций, но она звучит слишком консервативно или обескураживающе, если Вы используете ее в письме, адресованном хорошо знакомым людям.

С наилучшими пожеланиями: Данная фраза звучит профессионально, но с некой теплотой. Ее часто используют в деловых письмах, которым не требуется соблюдение формальностей, например, в переписке коллег, которые часто работают вместе.

С уважением: Данная фраза подходит при написании письма генеральному директору, председателю совета директоров или человеку на высокой руководящей должности.

С любовью: Это определенно не профессиональная фраза. Она посылает сообщение, полное дружелюбности и искреннего интереса с ноткой фамильярности, поэтому ее не используют в деловой корреспонденции.

С самыми теплыми пожеланиями: Это более формальная версия фразы «с любовью», но все равно подходит только в неофициальных письмах.

Ваш покорный слуга: Часто считается чересчур консервативно для писем, такое выражение больше подходит для деловых напечатанных писем.

4. Ваша подпись должна быть содержательной

Ваша подпись должна содержать основную информацию: Ваше ФИО, должность, название компании и контактную информацию, включая номер телефона и адрес электронной почты. Приятным дополнением может быть логотип компании.

Если Вы отправляете письмо, касающееся поиска работы, тщательно продумывайте контактную информацию, которую Вы даете. Если Вы не хотите, чтобы потенциальные работодатели звонили на номер, на который периодически отвечает секретарь, не указывайте этот номер телефона. Если Вы пользуетесь Facebook, Twitter и LinkedIn на профессиональном уровне, неплохо их тоже включить в письмо.

Иногда можно встретить письма, содержащие в подписи цитаты или ремарки, но будьте осторожны, прежде чем включить подобного рода новшества. Деловые письма должны содержать только деловую информацию. Ваша подпись – это не место для того, чтобы делиться своими личными убеждениями и интересами.

При написании электронного письма, уделите такое же внимание приветствию и подписи, как и остальному содержанию. Не позволяйте нелепым ошибкам разозлить или отвлечь получателя до того, как он дойдет до самой важной части Вашего письма.